Was ist eine Prokura und warum ist sie wichtig, wenn Sie von einem Unternehmen kaufen?

Die Prokura ist eine besondere, gesetzlich geregelte Art der Vertretungsbefugnis für eine Handelsgesellschaft, die über eine gewöhnliche Vollmacht hinausgeht und ins Handelsregister eingetragen wird. Gemäß dem Gesetz über Handelsgesellschaften kann ein Prokurist ohne besondere Ermächtigung der Gesellschaft weder Immobilien der Gesellschaft veräußern noch belasten, noch Erklärungen abgeben, die ein Insolvenzverfahren einleiten. Es ist wichtig zu verstehen, dass diese besondere Ermächtigung nicht im Handelsregister eingetragen sein muss – das Gesetz verlangt dies nicht. Daher reicht die bloße Tatsache, dass eine Person als Prokurist eingetragen ist, nicht aus, um zu wissen, ob sie eine Immobilie verkaufen darf; es muss geprüft werden, ob eine besondere Ermächtigung für dieses konkrete Geschäft vorliegt.

Wenn Sie eine Immobilie von einer Handelsgesellschaft kaufen, muss die Person, die im Namen des Verkäufers verhandelt und den Vertrag unterzeichnet, nicht unbedingt der Geschäftsführer sein. Oft handelt es sich um einen Prokuristen – eine Person, der die Gesellschaft eine besondere, eingetragene Vertretungsbefugnis erteilt hat. Die Prokura verleiht sehr weitreichende Befugnisse, aber das Gesetz schreibt ausdrücklich vor, dass der Prokurist für den Verkauf oder die Belastung einer Immobilie der Gesellschaft eine zusätzliche, besondere Ermächtigung benötigt – und diese Ermächtigung muss nicht im Handelsregister ersichtlich sein. In diesem Leitfaden erklären wir, was eine Prokura ist, wie sie sich von einer gewöhnlichen Vollmacht und von der Funktion eines Geschäftsführers unterscheidet und worauf der Käufer achten muss, um keinen Vertrag mit einer Person zu unterzeichnen, die dafür keine tatsächliche Befugnis besitzt.

Inhalt

• Was ist eine Prokura und wie unterscheidet sie sich von einer Vollmacht
• Beschränkung der Prokura beim Immobilienverkauf
• Einzel- und Gesamtprokura
• Wie man die Prokura vor der Vertragsunterzeichnung prüft
• Risiken bei Nichtprüfung der besonderen Ermächtigung
• Wie Regent Ihnen helfen kann
• Häufig gestellte Fragen

Wichtige Erkenntnisse

• Die Prokura ist eine besondere, gesetzlich geregelte Art der Vertretungsbefugnis für eine Handelsgesellschaft, die über eine gewöhnliche Vollmacht hinausgeht.
• Die Prokura wird ins Handelsregister eingetragen, ebenso wie die Angaben zum Geschäftsführer der Gesellschaft.
• Ein Prokurist ohne besondere Ermächtigung kann weder Immobilien der Gesellschaft veräußern noch belasten, noch Erklärungen abgeben, die ein Insolvenzverfahren einleiten.
• Eine besondere Ermächtigung, die dem Prokuristen den Verkauf oder die Belastung einer Immobilie gestattet, muss nicht im Handelsregister eingetragen sein.
• Die Prokura kann einzeln oder gesamt sein, wobei für eine einzelne Handlung die Zustimmung der anderen Gesamtprokuristen erforderlich ist.
• Ein Prokurist ist nicht dasselbe wie ein Geschäftsführer der Gesellschaft – ein Prokurist ist ein kaufmännischer Bevollmächtigter und kein Mitglied der Geschäftsleitung, das die Geschäfte der Gesellschaft führt.

Was ist eine Prokura und wie unterscheidet sie sich von einer Vollmacht

Die Prokura ist eine besondere Art der kaufmännischen Vollmacht, die eine Handelsgesellschaft einer bestimmten Person (Prokurist) erteilt und die, im Gegensatz zu einer gewöhnlichen Vollmacht, obligatorisch ins Handelsregister eingetragen wird und einen gesetzlich im Voraus festgelegten, weitreichenden Umfang hat. Während der Umfang einer gewöhnlichen Vollmacht ausschließlich davon abhängt, was darin geschrieben steht, wird der Umfang der Prokura größtenteils durch das Gesetz selbst bestimmt. Gemäß dem Gesetz über Handelsgesellschaften kann der Prokurist im Namen und auf Rechnung der Gesellschaft Verträge abschließen und rechtliche Handlungen vornehmen sowie die Gesellschaft vor Verwaltungsbehörden, öffentlich-rechtlichen Institutionen und Gerichten vertreten. Für den Immobilienkäufer ist der praktische Unterschied folgender: Wenn eine Person Ihnen gegenüber behauptet, bevollmächtigt zu sein, einen Vertrag im Namen des Unternehmens zu unterzeichnen, kann diese Befugnis aus drei verschiedenen Quellen stammen – aus der Funktion des Geschäftsführers, aus einer eingetragenen Prokura oder aus einer besonderen Vollmacht für ein konkretes Geschäft. Jede dieser drei Quellen hat einen anderen Umfang und eine andere Überprüfungsmethode.

Professioneller Tipp: Gehen Sie niemals davon aus, dass "Prokurist" automatisch dasselbe bedeutet wie "Geschäftsführer" im Sinne der Befugnisse — der Umfang der Prokura ist gesetzlich weit gefasst, hat aber wichtige Ausnahmen, die sich direkt auf den Immobilienverkehr auswirken.

Beschränkung der Prokura beim Immobilienverkauf

Die Prokura verleiht dem Prokuristen sehr weitreichende Befugnisse, doch das Gesetz schreibt ausdrücklich vor, dass ein Prokurist ohne besondere Ermächtigung der Gesellschaft nicht darf:

• Immobilien der Gesellschaft veräußern oder belasten (z.B. eine Immobilie verkaufen oder eine Hypothek darauf begründen)
• Erklärungen abgeben oder rechtliche Handlungen vornehmen, die ein Insolvenzverfahren oder ein anderes Verfahren zur Beendigung der Gesellschaft einleiten
• einer anderen Person eine Vollmacht zur Vornahme von Geschäften aufgrund seiner Prokura erteilen

Zusätzlich kann ein Prokurist ohne besondere Ermächtigung keinen Vertrag "mit sich selbst" abschließen – d.h. nicht gleichzeitig die Gesellschaft vertreten und als andere Vertragspartei, in eigenem Namen oder im Namen einer dritten Person, auftreten. Der entscheidende Punkt, den der Käufer verstehen muss: Diese besondere Ermächtigung muss nicht im Handelsregister eingetragen sein. Im Register werden die Erteilung der Prokura, ihr Widerruf und die Angaben zum Prokuristen eingetragen, und nur die Beschränkung der Prokura auf den Betrieb einer Zweigniederlassung wird gesondert eingetragen. Die besondere Ermächtigung zum Verkauf einer bestimmten Immobilie liegt in der Regel als gesonderter Beschluss der Gesellschaft oder als Vollmacht vor, die im Handelsregisterauszug nicht ersichtlich ist. Daher bedeutet die bloße Tatsache, dass eine Person als Prokurist eingetragen ist, weder, dass sie eine Immobilie verkaufen darf, noch, dass sie es nicht darf – dafür ist eine zusätzliche Prüfung der Dokumentation erforderlich.

Professioneller Tipp: Schließen Sie aus dem Handelsregister weder, dass der Prokurist eine Immobilie der Gesellschaft "sicher verkaufen kann", noch, dass er sie "sicher nicht verkaufen kann" — das Register zeigt dies einfach nicht an. Verlangen Sie immer einen Nachweis der besonderen Ermächtigung für dieses konkrete Rechtsgeschäft.

Einzel- und Gesamtprokura

Wie bei der Vertretung durch Geschäftsführer kann die Prokura auf zwei Arten strukturiert sein. Sind mehrere Prokuristen bestellt und ist nicht ausdrücklich eine Gesamtprokura festgelegt, kann jeder von ihnen die Gesellschaft alleine, mit seiner Unterschrift, wirksam vertreten. Ist eine Gesamtprokura ausdrücklich festgelegt, müssen die Prokuristen gemeinsam handeln, wobei die Handlung eines Gesamtprokuristen auch mit der ausdrücklichen vorherigen oder nachträglichen Zustimmung der anderen Gesamtprokuristen wirksam sein kann. Die Art der Prokura – einzeln oder gesamt – ist im Handelsregisterauszug zusammen mit dem Namen und den Daten des Prokuristen ersichtlich. Es ist auch wichtig zu beachten, dass ein Prokurist nicht dasselbe ist wie ein Geschäftsführer der Gesellschaft. Der Geschäftsführer, bzw. die Geschäftsleitung, führt die Geschäfte der Gesellschaft und vertritt sie aufgrund seiner Funktion, während der Prokurist ein kaufmännischer Bevollmächtigter ist, dessen Befugnisse und Beschränkungen ausdrücklich vom Gesetz vorgeschrieben sind, unabhängig davon, wie weitreichend er im täglichen Geschäftsbetrieb der Gesellschaft agiert. Dieser Unterschied wird in der Praxis oft fälschlicherweise gleichgesetzt, was den Käufer zu falschen Schlussfolgerungen über die tatsächlichen Befugnisse der Person führen kann, mit der er verhandelt.

Professioneller Tipp: Überprüfen Sie vor den Verhandlungen, ob die Person, die sich als vertretungsberechtigt für die Gesellschaft ausgibt, als Geschäftsführer oder als Prokurist eingetragen ist — dies sind zwei unterschiedliche rechtliche Positionen mit unterschiedlichem Umfang der Befugnisse.

Wie man die Prokura vor der Vertragsunterzeichnung prüft

Die Prüfung erfolgt in zwei Schritten – Überprüfung des Status des Prokuristen selbst und Überprüfung des Bestehens einer besonderen Ermächtigung:

• Suchen Sie im Handelsregister nach dem Firmennamen, der OIB oder der MBS
• Suchen Sie im Auszug den Abschnitt mit den Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen, wo Prokuristen getrennt von den Mitgliedern der Geschäftsführung aufgeführt sind
• Prüfen Sie, ob neben dem Namen des Prokuristen die Art der Prokura (einzeln oder gesamt) angegeben ist
• Beachten Sie, dass das Handelsregister nicht anzeigt, ob eine besondere Ermächtigung zum Verkauf von Immobilien vorliegt – diese Information ist in der Regel nicht Teil des öffentlichen Auszugs
• Verlangen Sie vom Verkäufer einen Nachweis der besonderen Ermächtigung für das konkrete Geschäft – einen Gesellschaftsbeschluss oder eine separate, möglichst notariell beglaubigte Vollmacht, die dem Prokuristen die Veräußerung oder Belastung dieser konkreten Immobilie gestattet

Professioneller Tipp: Beim Kauf einer Immobilie von einer Handelsgesellschaft ist es nicht ausreichend, nur den Grundbuchauszug und das Handelsregister zu prüfen — es ist ebenso wichtig, zu prüfen, ob eine besondere Ermächtigung vorliegt, die die Person, die in Ihrem Namen verhandelt, genau für dieses Rechtsgeschäft bevollmächtigt.

Risiken, wenn die besondere Ermächtigung nicht geprüft wird

Die Unterzeichnung eines Immobilienkaufvertrags mit einem Prokuristen ohne Überprüfung, ob eine besondere Ermächtigung vorliegt, birgt konkrete rechtliche Risiken für den Käufer:

• Ein ohne besondere Ermächtigung für dieses Geschäft abgeschlossener Vertrag ist für die Handelsgesellschaft in der Regel rechtlich unwirksam, was bedeutet, dass die Gesellschaft dessen Gültigkeit nachträglich anfechten kann
• Eine solche Anfechtung kann auch Monate nach Vertragsunterzeichnung und Zahlung eines Teils des Preises erfolgen, was den Käufer einem finanziellen und rechtlichen Risiko aussetzt
• Das Grundbuchamt kann die Eintragung verweigern, wenn es die Gültigkeit der Unterschriftsberechtigung des Unterzeichners anzweifelt, was die Transaktion zusätzlich verzögert
• Im Streitfall liegt die Beweislast dafür, dass der Käufer in gutem Glauben und mit der gebotenen Sorgfalt gehandelt hat, beim Käufer, daher ist die dokumentierte Anforderung eines Nachweises der besonderen Ermächtigung vor der Unterzeichnung ein wichtiges Schutzelement

Professioneller Tipp: Bewahren Sie eine Kopie des Dokuments auf, mit dem dem Prokuristen die besondere Ermächtigung zum Verkauf der konkreten Immobilie erteilt wurde — im Falle eines späteren Rechtsstreits beweist genau dieses Dokument und nicht die bloße Eintragung der Prokura im Register, dass der Vertrag wirksam abgeschlossen wurde.

Wie Regent Ihnen helfen kann

Die Überprüfung der Befugnis der Person, die im Namen einer Handelsgesellschaft einen Kaufvertrag unterzeichnet – sei es ein Geschäftsführer, ein Prokurist oder ein Bevollmächtigter – ist ein Standardschritt, den unser Team vor jeder Transaktion mit einer juristischen Person auf Verkäuferseite durchführt. Aus der Arbeit mit Kunden sehen wir, dass die Frage der besonderen Ermächtigung am häufigsten übersehen wird, wenn der Käufer selbstständig mit dem Verkäufer verhandelt, ohne Unterstützung durch eine Agentur. Wenn Sie eine Immobilie von einem Unternehmen kaufen und sicherstellen möchten, dass der Vertrag von einer bevollmächtigten Person unterzeichnet wurde, kontaktieren Sie unser Team oder sehen Sie, wie ein Kauf mit Regent aussieht.

Häufig gestellte Fragen

Ist ein Prokurist dasselbe wie ein Geschäftsführer eines Unternehmens?

Nein. Ein Prokurist ist ein kaufmännischer Bevollmächtigter mit Befugnissen und Beschränkungen, die ausdrücklich durch das Gesetz über Handelsgesellschaften vorgeschrieben sind, während der Geschäftsführer bzw. die Geschäftsleitung die Geschäfte der Gesellschaft führt und diese aufgrund seiner Funktion vertritt. Diese beiden Positionen werden oft fälschlicherweise gleichgesetzt, was den Käufer zu falschen Schlussfolgerungen über die tatsächlichen Befugnisse der Person führen kann, mit der er verhandelt.

Darf ein Prokurist eine Immobilie im Namen des Unternehmens verkaufen?

Ja, aber nur, wenn er eine besondere Ermächtigung der Gesellschaft für dieses konkrete Geschäft hat. Gemäß Art. 47 Abs. 2 des Gesetzes über Handelsgesellschaften kann ein Prokurist ohne eine solche besondere Ermächtigung Immobilien der Gesellschaft weder veräußern noch belasten.

Muss die besondere Ermächtigung im Handelsregister eingetragen sein?

Nein. Das Gesetz schreibt dies nicht vor – im Handelsregister werden die Erteilung der Prokura, ihr Widerruf und die Angaben zum Prokuristen eingetragen, während eine besondere Ermächtigung zum Verkauf einer bestimmten Immobilie in der Regel als gesonderter Beschluss der Gesellschaft oder als Vollmacht vorliegt, die im Register nicht ersichtlich ist. Daher gibt das Handelsregister allein keine Antwort auf die Frage, ob ein Prokurist eine Immobilie verkaufen darf.

Was, wenn der Verkäufer von zwei Prokuristen vertreten wird?

Sind mehrere Prokuristen ohne ausdrückliche Bestimmung über eine Gesamtprokura bestellt, kann jeder von ihnen die Gesellschaft alleine vertreten. Ist eine Gesamtprokura ausdrücklich festgelegt, müssen die Prokuristen gemeinsam handeln, wobei die Handlung eines von ihnen auch mit ausdrücklicher vorheriger oder nachträgllicher Zustimmung der anderen gültig sein kann.

Was passiert, wenn sich nachträglich herausstellt, dass der Prokurist keine besondere Ermächtigung zum Verkauf der Immobilie hatte?

Die Gesellschaft kann die Gültigkeit des Vertrages anfechten, was den Käufer dem Risiko von Zeit- und Geldverlust sowie rechtlicher Unsicherheit bezüglich des Status der Immobilie aussetzt. Aus diesem Grund ist die Überprüfung des Bestehens einer besonderen Ermächtigung vor der Unterzeichnung und nicht nur der Einblick in das Handelsregister, ein entscheidender Schutzschritt.

Unterscheidet sich die Prüfung der Prokura von der Prüfung einer gewöhnlichen Vollmacht?

Ja. Die Prokura wird im Handelsregister geprüft, da sie dort eingetragen ist, während die Gültigkeit einer gewöhnlichen Vollmacht durch direkten Einblick in das Vollmachtsdokument selbst und dessen notarielle Beglaubigung geprüft wird. Die besondere Ermächtigung des Prokuristen zum Verkauf einer Immobilie wird auf dritte Weise geprüft, durch Einsichtnahme in einen gesonderten Gesellschaftsbeschluss oder eine Vollmacht, die neben der Prokura selbst existiert.

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